Digital workshop – 8 tips för en engagerande upplevelse

Ska du hålla i en digital workshop? Här är våra 8 bästa tips för hur du ska förbereda dig och leda workshopen för att skapa engagemang hos deltagarna.

1. Förenkla

• Sträva efter tydlighet och enkelhet i process, förväntade resultat och arbetssätt. Det ökar deltagarnas förståelse. 

• Att hålla en digital workshop är på många sätt som att vara “live”. Vad behöver du för att känna dig trygg i att förmedla budskapet utan omtagningar? 
• Ha alltid en co-pilot. Ni är väl förberedda och uppdelade: en ansvarar för innehåll och process, den andra för teknik, chatt och breakout rooms. 

2. Förbered din digitala workshop noggrant

• Att improvisera fungerar sällan under en digital workshop – det krävs en genomtänkt process, tydligt innehåll och interaktiva moment. 

• För varje moment med teknik (breakouts, samarbetsverktyg, delade dokument) – ha en plan B (och kanske C) ifall något strular. 

• All instruktion som visas på skärm (t.ex. i PowerPoint) bör även förberedas för att kunna skickas i chatten, särskilt inför breakout rooms. 

3. Skapa interaktivitet

• Använd workshopens metodik som grund för att skapa engagemang. 

• Variera formerna: helgrupp, par, mindre grupper. 

• Involvera alla tidigt så att deltagarna känner varandra. 

• Instruera deltagarna att använda gallerivy istället för talarevy. 

• I digitalt format behöver kommunikation vara mer riktad: ställ frågor till utvalda personer, använd chatten, gemensamma dokument och verktyg som Mentimeter. 

• Kommunicera att det alltid är okej att “passa” om man inte vill svara. 

• Var tydlig, konkret och styr diskussioner aktivt för att passa inom den givna tiden. 

• Minimera informationspresentation via PowerPoint. Skapa hellre dynamik med varierade övningar och digitala verktyg. 

4. Skapa transparens under en digital workshop

• Inled varje digital workshop med att prata om det digitala formatet och hur ni kommer att arbeta. 

• Kommunicera tydligt: agenda, framsteg, mål och förändringar. 

• Hjälp deltagarna att följa med visuellt, t.ex. genom agendabilder eller statusmarkeringar. 

• Dela med dig av vad som händer bakom kulisserna (t.ex. teknisk förberedelse, problem som uppstår, etc.).

5. Tydliggör ansvar

• Digital närvaro = full närvaro. Alla förväntas vara förberedda och engagerade trots att en digital workshop innebär att de sitter bakom en skärm någon annanstans. 

• Gör deltagarna ansvariga för sin egen upplevelse: genom förberedelse, delaktighet och delning tidigt i den digitala workshopen. 

• Varje individ och grupp ansvarar för att skapa en bra digital arbetsmiljö. 

• Vi ansvarar också för varandras upplevelse. 

• Använd gärna förarbete som grund, så deltagarna kommer in med en gemensam kunskapsplattform. 

6. Skruva upp allt minst 30 %

• Under en digital workshop tappar kommunikationen sin naturliga närhet – därför måste du förstärka din energi, kroppsspråk, öppenhet och feedback.

• Bestäm att kamera på är ett måste. Undantag ges bara vid mycket dålig uppkoppling där ljudet måste prioriteras.

7. Stötta engagemang genom ditt facilitatorupplägg

• Förbered dig som vid fysisk workshop, men med ännu större fokus på tydlighet och tillgänglighet: 

• Ha allt du behöver lättillgängligt (dokument, deltagarlistor, workshop-material etc.). 

• Skapa en välkomnande och professionell miljö. Använd hellre en enkel verklig bakgrund än ett Teams-filter. 

Din fysiska setup spelar stor roll under en digital workshop:

• Håll din digitala workshop stående för bättre kroppsspråk. 

• Placera kameran så du syns från midjan och upp. 

• Se till att ha bra ljussättning. Ofta krävs mer ljus än du tror!

• Undvik “grodperspektivet” – håll kameran i ögonhöjd. 

• Använd fjärrkontroll/clicker om du använder slides. 

8. Pauser & energizers/lekar

Kör korta pauser oftare under digitala workshops än i fysiska, helst var 45:e minut.

• Uppmuntra till fysisk rörelse, t.ex. vid byte till breakout rooms. 

• Använd enkla, lekfulla “energizers” när energin sjunker, t.ex.: 

– Digital high five – vänster, höger, upp, ner på skärmen. 

– Pacman – gör en handrörelse från skärmens hörn, andra följer efter. 

– Visste ni det?-quiz – deltagare slår av/på kameran beroende på påståenden. 

– Breakmusik – första person att dela en Spotify-länk väljer musik. 

– Djurleken – välj ett favoritdjur och visa det med kroppsspråk. 

– Rita en kollega – i par (i breakout eller i helgrupp), rita av någon på 1 minut och dela det sen i chatten. 

Utveckla din förmåga att hålla en digital workshop

Som ledare finns alltid utrymme för utveckling, oavsett om det handlar om att leda en digital workshop eller sin förmåga att kommunicera i övrigt. Våra kurser i hybridledarskap och att presentera och utbilda på distans är anpassade för att utveckla dig som ledare digital. Dessutom erbjuder vi kurser i bland annat praktisk pedagogik, effektiv kommunikation och presentationsteknik där du får verktyg som går att applicera både under en digital workshop och under presentationer på plats.