Att upphandla utbildning är mer än att boka en kurs. Offentlig upphandling av en utbildning är en investering i verksamhetens framtid – och samtidigt en process som kräver både struktur, förståelse och rätt kravställning. Här delar vi med oss av några av tipsen som finns i häftet 15 tips för dig som upphandlar utbildning. Tipsen ger dig kunskap som gör att du bättre kan ställa krav, jämföra leverantörer och skapa rätt grund för beslut.
1. Hur gå från kunskap till kompetens?
Att genomföra en utbildning är en sak – ett startskott till utveckling. Men att skapa resultat och effekt är något annat. Här krävs att leverantören kan guida, och att ni tillsammans sätter en plan för att skapa långsiktigt resultat.
När du ska göra en upphandling av utbildning är det därför viktigt att ställa frågor kring vilket stöd leverantören erbjuder – till dig som HR, till chefer och till kursens deltagare. Hur ser dokumentation och andra verktyg ut som för lärandet vidare in i vardagen? Ligger fokus enbart på själva dagen/dagarna, där du som beställare själv behöver ta ett större ansvar för att skapa effekt? I värsta fall blir det inte mycket mer än just en utbildningsdag.
Ställ frågor som:
– Finns det eftermaterial eller metoder för fortsatt lärande?
– Hur ser leverantören på ansvarsfördelning mellan deltagare, chef och leverantör?
– Vad gör man konkret för att omvandla utbildning och kunskap till kompetens i vardagen?
2. Tydliggör mål och rollfördelning
Vem ansvarar för vad i processen? Projektledning, administration, utbildning och konceptutveckling är inte alltid samma person. Ibland krävs samspel mellan flera roller, både internt och externt. För att lyckas behöver det vara tydligt för alla parter vad som förväntas – och av vem.
Frågor att ställa:
– Vem projektleder?
– Vem håller utbildningen?
– Finns backup om någon blir sjuk?
3. Säkerställ ett aktivt lärande
En utbildning kan ha många olika former. Fundera över vad passar just din organisation, vad ni behöver kring det aktuella temat och vilken pedagogisk grund som står leverantören på. Vill ni upphandla en utbildning i ledarskap för den som är ny som chef eller satsa på kurs i agil projektledning med praktiska övningar? Att föreläsa är en typ av aktivitet. Att arbeta med upplevelsebaserad inlärning och övningar är något helt annat.
Här bör du som ska upphandla utbildningen ta ställning till vilket lärande du vill uppnå – och be leverantören beskriva hur deras upplägg stödjer detta.
Be gärna om:
– Körschema med konkreta instruktioner och tydlighet kring övningar och pedagogik
– Exempel på övningar som genomförs
– Dokumentation och kursmaterial
4. Gruppstorlek påverkar både pris och kvalitet
En grupp på 6 personer möjliggör diskussion och reflektion. En grupp på 25 kräver ett helt annat upplägg. Fundera över vilken storlek som ger bäst förutsättningar för lärande – och säkerställ att du får priser specificerade för både små och stora grupper.
Skilj i kravställandet på fasta och rörliga kostnader. Kursmaterial är oftast rörligt per person, liksom mat, medan en utbildare är en fast kostnad per dag som delas på antal deltagare.
Be gärna om:
– För öppna utbildningar: Vad ingår, och vad är kostnad per dag? Ge även utrymme för att priset kan variera. Vissa kurser innehåller till exempel tester, vilket påverkar genomsnittligt dagspris.
– För företagsintern, skräddarsydd utbildning: Be om att få separera fasta och rörliga kostnader. Kostnader för resor och förberedelser/anpassningar behöver också få utrymme. Be om en “prislista” som möjliggör skräddarsydda upplägg utifrån olika verktyg, former och antal deltagare.
5. Ett ledarprogram kan behöva kompletteras med öppen kurs
En smart strategi under offentlig upphandling är att säkerställa att en leverantör som levererar ett ledarprogram också kan tillhandahålla öppna kurstillfällen. Genom det får nya anställda möjlighet att ta del av samma innehåll och modeller i efterhand.
Eller så kanske det finns coacher eller konsulter som kan genomföra en “minikurs” för en mindre grupp på tre till fyra personer – men med samma innehåll som det större ledarprogrammet.
Fråga leverantören:
– Går samma program att gå öppet i efterhand?
– Finns coacher eller utbildare som kan genomföra ett mindre program för en mindre grupp?
6. Ställ krav på effektmätning – inte bara nöjdhet
Nöjdhetsenkäter är viktiga – men de räcker inte. Effekten av en utbildning visar sig först efter ett tag, när kunskaper blivit till nya beteenden.
Ställ krav på att leverantören kan mäta både attitydförändringar, kunskapsutveckling och beteendeutveckling.
Tips: Be om exempel på metoder för effektmätning, såsom före-efter-mätningar, intervjuer eller enkätuppföljning.
Vill du ha tillgång till hela guiden om att upphandla utbildning?
I den här artikeln har du fått ta del av 6 av de 15 tipsen för dig som upphandlar utbildning. Vill du få fler tips och mer utförlig vägledning?
Ladda ner hela guiden 15 tips för dig som upphandlar utbildning
(totalt 24 sidor) och få samtliga tips i sin helhet – tillsammans med mallar och checklistor.
I guiden får du:
– Alla 15 tips med förklaringar och reflektionsfrågor
– En komplett mall för kostnader och frågor
– Konkreta råd baserade på över 25 års erfarenhet av att svara på utbildningsupphandlingar
Det är en viktig guide för att ställa rätt krav på leverantörer och få in underlag som gör det möjligt att jämföra offerter och förslag – och veta att du fattar beslut på rätt grunder när du väljer en kurs under offentlig upphandling.
