När du planerar och genomför utbildningar är valet av lokal ofta en aspekt som förbises, trots att den har stor betydelse för deltagarnas upplevelse och inlärning. En genomtänkt utbildningslokal kan skapa en mer engagerande och effektiv lärmiljö, medan en olämplig lokal kan hämma fokus och försvåra kunskapsinhämtningen.
Checklista för konferenslokal
För att underlätta valet av rätt utbildnings- eller konferenslokal för dina behov har vi sammanställt en checklista med viktiga faktorer att överväga. Genom att tänka igenom aspekter som möbleringens flexibilitet, väggytor för visualisering samt ljus- och luftförhållanden, kan du maximera effekten av din utbildning och skapa en optimal miljö för lärande.
Checklistan är ett praktiskt verktyg som gör planeringen smidigare och ger inspiration till hur lokaler kan utformas för att främja både lärande och utveckling.
Vilken typ av utbildning eller aktivitet planerar du?
Fundera på vad lärpasset, dagen eller hela utbildningen ska uppnå. Är det ett informativt upplägg med mycket envägskommunikation? Eller är det en mer interaktiv aktivitet där deltagarna ska arbeta i grupper, diskutera i helgrupp eller bygga relationer och lära känna varandra? Syftet och målen för utbildningen bör styra valet av lokal. Välj en utbildningslokal som bäst stöttar dina mål och ger de bästa förutsättningarna för ett lyckat resultat.
Här är några tips på vad du bör tänka på!
1. Flexibilitet i möblering
Ska man ha u-sittning, skolsittning, biosittning eller ö-sittning? Eller inte ställa fram bord och stolar överhuvudtaget? Olika möbleringar ger helt olika möjligheter och upplevelser. Tänk igenom och möblera i enlighet med mål och syfte. Det kan även vara bra att ändra möbleringen efter en stund så att varje pass har den mest lämpliga uppställningen för vad som ska göras och uppnås. När vi tar fram en ledarskapsutbildning, utbildning i projektledning eller en workshop utgår vi alltid ifrån kursens utformning när vi väljer utbildningslokal och möblering.
Varje typ av aktivitet kräver sin specifika möblering. Nedan följer en kort guide till olika typer av möbleringar:
Biosittning
Betyder att man sitter som i en biosalong. Inga bord och riktade framåt. Biosittning används vid stora konferenser och där det är envägskommunikation från ”scen” som är i fokus. Möbleringen blir svårare med aktivitet hos deltagare. Det som kan fungera är ”bikupor” där man vänder sig till höger eller vänster och kan prata med en person under en stund som ett sätt att skapa aktivitet hos åhörarna.
Skolsittning
Som i ett klassrum av gammaldags slag där man sitter i långa rader med bord vända framåt. Även här är den som står på ”scen” i fokus. Skolsittning kan fungera bra i korta pass med envägskommunikation och där man behöver ha bord för att anteckna eller ha datorer på. Möjliggör att man kan prata med en person i taget till höger eller vänster eller möjligen vända sig om för att göra detsamma.
Fiskben
Samma som ovan men med rader av bord och stolar snett vända så att man ser framåt men också får möjlighet att se andra deltagare i rummet. Kan fungera om man också vill att de som är mottagare har möjlighet att prata, berätta, kommentera och att de övriga kan se vem som pratar.
U-sittning
Möblering i ett stort U i rummet. Fungerar bäst med max 20 personer. Blir man för många blir u-et för stort och det blir svårt att både se och höra varandra. Den här möbleringen möjliggör att de som finns i rummet kan prata och alla ser alla och kan få ögonkontakt. U-sittning är bra om det finns en balans mellan den som leder forumet och att auditoriet är aktiva minst lika mycket.
Ö-sittning
Att gruppera borden så att man har möjlighet att jobba/diskutera i grupp är bra när aktiviteten innehåller inslag av diskussion, reflektion och övningar. Ett bättre sätt att uppnå effektivitet än att ha grupprum och tappa tid och energi på att gå emellan. Bäst fungerar öar med 3 eller 4 personer och att rummet möjliggör att man snedställer borden så att man fortfarande ser bra framåt.
Utan bord
Att ta bort borden helt kan vara en bra idé för att skapa närhet. Det kan fungera bra när man exempelvis vill att gruppen ska lära känna varandra eller dela med sig av erfarenheter. Att sitta i ring utan bord emellan öppnar upp för djupare samtal och delningar.
2. Väggyta
Väggar visualiserar. Att ha möjlighet att ”tapetsera” lärdomar och det som gås igenom och skapas på väggarna i utbildningslokalen gör att en bild växer fram. Detta hjälper hjärnan att sortera in kunskap och tankar starkare. Medaljongtapeter och tavlor är fint men begränsar möjligheter till att visualisera. Finns stor väggyta att arbeta på kan du ge budskap och lärdomar lyskraft. Att ha en whiteboard är en bra början men övriga väggar är bra att kunna nyttja. Väggplast på rulle är optimalt att ha för att skapa ”tillfälliga” och extra whiteboard-ytor. De går enkelt att fästa upp, bara väggytan finns.
3. Rummets storlek
Ytor för stående övningar. Att sitta en hel dag kan vara utmanande och tröttande för de flesta. Speciellt om man ska ta till sig kunskap samtidigt. Att kunna variera med stående och gående övningar är en viktig del av att hålla energinivån. Det betyder att konferenslokalen behöver ha lite större yta som möjliggör variation helst – än att bara ha yta för bord och stolar. Att ställa ett blädderblock i varje hörn gör att du till exempel kan variera sittande övningar med stående uppsummeringar eller diskussioner.
4. Ljus och luft
Tänk på att dagsljus behövs för att vi ska kunna vara alerta, och att luften behöver cirkulera och vara tillräcklig för antalet deltagare i rummet. Om det finns forcerad ventilation för att öka luftflödet är det bra, och det är även en fördel om fönster går att öppna för snabb vädring och korsdrag under pauser. Om den möjligheten inte finns, säkerställ att det går att ta en kort promenad för att få frisk luft. En promenad inomhus kan också fungera om det inte finns tid att gå ut. Använd då korridorer och trapphus för att få ny energi och syretillförsel.
5. Ljud och musik
Kontrollera så att ljud från andra lokaler eller förbipasserande inte når in i er utbildningslokal. Men tänk också på att ljud i form av musik kan vara positivt och användas som ett medel att få upp energi, skapa stämning eller inramning. Kontrollera möjligheter i rummet med fast ljudanläggning eller ta med bärbara högtalare.
6. Vatten och förtäring
Vi behöver ungefär ett glas vatten i timmen för att hålla oss alerta. Ha gärna vatten på varje bord i konferenslokalen eller uppmuntra till att hämta vatten ofta. Energi kan också vara bra att fylla på med i form av frukt (hellre än godis).
Letar du efter den optimala lokalen för din nästa utbildning eller konferens?
Välkommen till Advantum Kompetens på Östermalm i Stockholm! Våra fullt utrustade kurslokaler är anpassade för både fysiska och digitala arrangemang, och du kan själv välja möblering som passar just dina behov.
Vi erbjuder smidig bokning för hel- eller halvdag, med tillval som förtäring och teknikstöd – så att du kan fokusera på innehållet och vi tar hand om resten.
