Tips för feedback

 

Artikel_Feedbackkultur_web

Feedback skapar trygghet och säkerhet. Det vill säga om feedbacken är väl formulerad och avsedd att hjälpa samt att vi vet att det inte finns något dolt – det som behöver tas upp tas upp. I en sådan kultur och i sådana relationer känner vi oss trygga. Frågan är när feedback ska ges? Finns det tillfällen när den inte behöver ges?

En tumregel är att gå efter devisen ”säg det eller glöm det”. Har vi saker som ”stör” eller påverkar oss så är det antingen dags att diskutera vidare och ge feedback eller släppa och ”glömma”.

Som chefer har vi ett ansvar utifrån en arbetsledande roll där feedback ges i utvecklande syfte. Eller i syfte att sätta ramar för vad som är okej och inte okej. Som kollegor har vi ett ansvar i att skapa en trygg och accepterande miljö. Feedback på rätt sätt ger förutsättningar för det.

Här följer några korta tips för att ge feedback:

Före samtalet, bedöm förutsättningarna för mottaglighet

  • Är det rätt tid och plats
  • Är personen i sinnesstämning för att ta emot feedback?

Kommer feedbacken från rätt person?

  • Som chef ingår det att ge feedback, det finns en grundacceptans men som kollega och jämställd kan man behöva ställa frågan – ”Får jag ge dig lite feedback?”

Ge feedback med personligt ansvar

  • Direkt till den det berör, utan omväg/läckage
  • Tala i jag-form, inte ”andra har sagt att…”

Diskutera sak, inte person!

  • Diskutera beteendet, ”När du gör…”,
  • Diskutera inte personlighet, inte ”När du är…”

Var tydligt och korrekt

  • Var specifik, inte svepande
  • Inga överdrifter, inga underdrifter

Agera snabbt – och lagom

  • Snarast – helst direkt när det händer!
  • Inte för mycket på en gång!
  • I enrum om den är konstruktiv, publikt om det bara är positivt

Efter feedbacken är sagd

  • Kontrollera förståelsen – har budskapet gått fram?
  • Följ upp känslomässig reaktion och att inget blev fel i själva budskapet
  • Finns förståelse för budskapet?

Förändring är upp till mottagaren

  • Var och en väljer själva om de vill ta till sig budskap och förändras
  • Att förstå budskapet är första steget sen väljer mottagaren väg i trappan. Se nedan.

Feedbacktrappan

Feedbacktrappan är en bild med syftet att illustrera olika attityder som mottagaren kan uppvisa vid mottagandet av feedback.

feedbacktrappa

Attityd ”Slå ifrån sig”

  • FÖRKASTA. Detta innebär att man fullständigt förkastar feedbacken med attityden ”Detta berör inte mig!”. En vanlig reaktion är t ex ”Nej. Så kan det inte vara! Det har jag inte gjort!”
  • FÖRSVARA. Här erkänner man aktuella sakförhållanden (t ex ”Jag kom för sent”) men tar själv inget ansvar utan skyller ifrån sig (”Men det berodde på förra mötet som drog över i tid”)
  • FÖRKLARA. Man förnekar inte fakta, men bemöter omedelbart feedbacken med andra, kompletterande perspektiv; ett försvar där man gömmer sig bakom fakta. ”Visst har vi levererat senare än överenskommet, men om du läser det finstilta på sid 8 så …”.

Attityd ”Ta till sig”

Denna attityd är fri från försvarsreaktioner, och fokuserar istället på att försöka förstå feedbacken och feedbackgivaren.

  • FÖRSTÅ. En ärlig vilja att förstå feedbacken. ”Kan du förklara en gång till. Jag vill verkligen förstå hur du upplevde situationen!”
  • FÖRÄNDRA. Detta är ett sista steg, där vi lugnt och sakligt tar ställning till feedbacken och bestämmer oss för om vi ska ändra beteende, eller om vi trots allt ska fortsätta agera som vi gjorde.


Skriv en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

Visa kommentarer

Nyhetsbrev

Ta del av våra utbildningar, tips och erbjudanden