Svåra samtal

Med svåra samtal avses samtal om allvarliga saker: uppsägning och avsked, varningar och reprimander och ”ställa-mot-väggen-situationer” i samband med misstankar om drog-/alkoholmissbruk eller stöld, etc.

En samtalsmetodik för svåra samtal – Vår metodik bygger på 4 steg:

  1. Kalla till möte
  2. Förberedelser
  3. Det svåra samtalet (inledning, genomförande, avslutning)
  4. Uppföljning

Kalla till möte så fort det är möjligt. Kallelsen bör vara nära själva mötet så att medarbetaren slipper fundera länge på vad mötet skall handla om.

Innan mötet bör all fakta sammanställas och kontrolleras, försök få flera versioner och perspektiv. Du behöver skapa en lämplig disposition/presentation av materialet och fokusera på 1–3 centrala budskap. Du bör träna på att bemöta reaktioner såsom rationella invändningar (förstår inte, har invändningar i sakfrågan) och emotionella reaktioner (gråt, apati, vredesutbrott etc.) Motpartens reaktioner är svåra att förutse, och mycket svåra att förbereda vid skrivbordet! Träna gärna praktiskt, t.ex. tillsammans med en kollega. Försök göra det så realistiskt som möjligt.

När motparten kommer till det svåra samtalet, ta emot vänligt och korrekt i ett lämpligt tonläge. Undvik socialt småprat. Det kan leda in samtalet på helt fel spår. Ge en kort rubricering av samtalet, t.ex: ”Du vet vad det här mötet ska handla om, nämligen […]. Det är väl lika bra vi börjar direkt.”

Eftersom det kan vara svårt för motparten att smälta det svåra samtalets innehåll bör samtalet tas portionsvis, d.v.s. lämna ett litet informationspaket/centralt budskap i taget och låt därefter informationen sjunka in. Vänta till motparten reagerar t.ex.  genom en nick, en fråga eller kommentar.

Negativa känslor är inte farliga. Om du tar det lugnt så är det bara en fråga om tid innan känslan avtar och situationen lugnar ner sig. Andas gärna lugna, djupa andetag för att inte omedvetet låta dig dras med i en känslostorm! Ett tips om medarbetaren börjar gråta är att gå och hämta ett glas vatten och/eller näsdukar. Detta ger medarbetaren en chans att lugna ner sig. Visa empati och lyssna! Kom ihåg att tårar kan innebära både ledsamhet och ilska. Om medarbetaren blir arg och börjar skrika– behåll ditt eget lugn. Lyssna. Om personen går till angrepp och blir icke konstruktiv är ett bra tips att ta en paus/time out. ”Jag föreslår att vi tar en kort paus och ses här igen om en kvart”.

Avslutning av samtalet- avsluta och knyt ihop samtalet noggrant genom att repetera och sammanfatta de centrala budskapen. Upprätta en handlingsplan med ett tydligt nästa steg och stäm av att motparten har förstått och accepterat handlingsplanen. Erbjud eventuellt stöd för medarbetaren (företagshälsovård). Stäm av så att det inte finns ytterligare några frågor och boka eventuellt ett nytt möte redan nu. Avsluta samtalet utan onödiga förlängningar, och utan socialt småprat.

Uppföljning är viktigt- anpassa efter situation, men gärna relativt nära i tiden om det är mycket känslor i omlopp, några veckor kan vara lång tid beroende på vad saken gäller.

Nyhetsbrev

Ta del av våra utbildningar, tips och erbjudanden