Personlig effektivitet och självledarskap

Att få tiden att räcka till

TID är en resurs som kräver konstant övervakning och många prioriteringsbeslut:

• Vad är det bästa sätt som vi kan använda tiden till just nu?
• Vad är viktigast och mest bråttom att göra?
• Vad kan vi skjuta upp? Vad ska vi sluta göra?
• Vad skapar snabbt mest värde?

Obegränsade mängder uppgifter

Det finns alltid mycket, mycket fler arbetsuppgifter än vad det finns tid att göra dem. Och så ska det faktiskt vara! Om det fanns tid nog att göra allt, så skulle även en hel del oväsentliga uppgifter bli utförda. Det skulle kosta mertid, men det skulle inte tillföra något värde.

Om man sorterar alla tillgängliga arbetsuppgifter utifrån hur mycket de tillför i värde, så skulle man få en fallande skala enligt 80/20-regeln. Om man prioriterar rätt, så får man med 80 % av värdet på bara 20 % av uppgifterna. De sista 80 % -en av uppgifterna bidrar endast med 20 % av värdet!

Enligt Parkinsons lag går alltid den tilldelade tiden åt – precis:

• Är det gott om tid behöver man inte prioritera, utan uppgifterna brer ut sig och tar längre tid att utföra. Tiden går åt.
• Är det ont om tid tar uppgifterna kortare tid att utföra, och man tvingas prioritera. Tiden går åt.

Slutsats: Man ska ha för mycket att göra, och man ska prioritera!

Prioritering

Om man inte prioriterar medvetet, så kommer man i stället att göra omedvetna prioriteringar utifrån exempelvis:

• Vad som är roligast att göra
• Vilka saker som går snabbt att göra klart
• De ärenden som hamna överst i högen, eller vilken person som skriker högst om vad som ska göras

Det är mycket sällsynt att sådana prioriteringar sammanfaller med vad som verkligen är viktigt och brådskande…

Sortera i stället dina papper på följande sätt:

• Viktigt- Gör två högar: viktiga resp. mindre viktiga ärenden.
• Brådskande- Sortera sedan den viktiga högen utifrån efter hur brådskande uppgiften är, dvs. när den behöver vara klar.