Höj kvaliteten i ditt nästa möte

1. Börja med att gå igenom mål och syfte med mötet. Vad vill du uppnå? Vad är det konkreta målet och syftet med mötet? Ska ni skapa något tillsammans? Diskutera? Informera? Fatta beslut?
2. Gör upp en agenda och en tydlighet där mål och syfte finns med. Beskriv agendan i punktform och ange tydliga avsnitt och ämnesindelning i punkter där det framgår vilka punkter som är informationspunkter, beslutspunkter och diskussionspunkter.
3. Gör upp en egen agenda för genomförandet och tänk igenom vad som krävs av dig som mötesledare för att få till mötet i enlighet med syftet och vilka metoder som du behöver använda vid varje delmoment. Ska ni fatta beslut vilken teknik kommer ni använda? Omröstning? Visualisering? Annat? Ska ni diskutera, är det i så fall fri diskussion eller ska det göras utifrån någon metod där det blir en struktur i diskussionen? Behövs i så fall arbetsdukar? Post it’s eller annat material?
4. Vilka roller behöver finnas på mötet? Ska anteckningar tas? I så fall är det bra att detta är tydligt redan i kallelsen så alla kommer förberedda på sina respektive uppgifter
5. Vad krävs i förberedelser för att mötet ska komma igång direkt? Kunna följa agendan och nå målet? Är det beslut som ska tas så bör beslutsunderlag vara tydligt och utskickat med kallelsen för att var och en ska kunna förbereda sig och tänka till. Är det informationspunkter så bör även dessa kunna skickas med i kallelsen till stor del för inläsning och förberedelser. Samma sak om diskussionspunkter föreligger. Vilka ingångsvärden bör man ha i diskussionen? Vad ska man ha tänkt till kring innan?
6. Sätt en tydlig möteskultur och bestäm tillsammans att möten börjar och slutar i tid och var tydlig med att detta gäller för alla. Säkerställ att ni ger återkoppling till varandra om ni slarvar med detta.
7. Ha mötesregler som kräver närvaro. Har ni mobiltelefoner och mail på parallellt som kommer närvaron på mötet att minska även om alla fysiskt är på plats. Man kan i realiteten bara göra en sak i taget med fullt fokus.
8. Följ agendan och säkerställ att ni vid varje punkt ställer er frågan “Har vi något som ska föras till protokollet och som vi tagit beslut om?”.
9. För en beslutslogg. Ett dokument som kompletterar agendan och som bara dokumenterar beslut och aktiviteter som ska göras. Plocka upp denna på följande möten för att bocka av om saker är gjorda. Över tid? om det är återkommande möten i arbetsgrupper eller projekt är den sådan lista bra också för att gå tillbaka till och se vilka beslut man fattat så att inget faller i glömska.
10. Utvärdera varje möte med tre korta punkter innan ni skiljs:
    1. Var det ett möte som nådde målet?
    2. Vad har vi åstadkommit?
    3. Vad ska vi göra bättre nästa gång

Ska du hålla mötet på distans?

Möten som hålls digitalt har blivit allt vanligare de senaste åren. Det är en konst att hålla i distansmöten, och bibehålla produktivitet och en tydlig mötesstruktur. För att lyckas med denna typ av möte har vi satt ihop en guide med 11 tips för distansmöten.

Att leda på distans ställer krav på ditt hybridledarskap. Vad kan man som ledare tänka på för att få till ett bra arbetssätt och hur sker kommunikationen inom teamet? Det tittar vi närmare på i vår utbildning Leda på distans och Hybrida team.