Din planering och kalender

Många aktiviteter ska klaras av på en dag eller en vecka. Ditt sätt att arbeta behöver vara metodiskt där du lägger in dessa aktiviteter i en plan. En plan gör att du får kontroll på din tid och vad som hinns med. Den gör att du hela tiden kan se hur du kan styra om när saker händer som du inte räknat med eller förutsättningar ändras.

En plan minimerar stress- du ser hur läget ser ut och vad tiden går åt till. Hur mycket tid du har och om du ”saknar tid” kan du titta på planen och se hur du kan planera om.

En genomarbetad planering och ett sunt självledarskap hjälper dig att ta kontroll över dina arbetsdagar. Det kommer alltid finnas uppgifter ”runt om” som pockar på din uppmärksamhet. Men du ska se till att hålla dig till din egen kurs och riktning så gott det går. På vår tvådagars utbildning i självledarskap går vi igenom hur du kan skapa en hållbar arbetssituation genom bland annat planering och prioritering. Du lär dig också hur du kommunicerar klart och tydligt till andra och skillnaden mellan viktigt och bråttom.

Planen innehåller dina aktiviteter som du definierat som styr mot ett resultat och ett mål, men också annan slags tid som du behöver ha utrymme för. De fyra olika ”typerna av tid” är:

• Planerad obunden tid: Dina aktiviteter och uppgifter som du fokuserar.
• Planerad bunden tid: Tid tillsammans med andra, möten, fasta rutiner.
• Ad-hoc-tid: Tid för att hantera saker som dyker upp.
• Ställtid: Lägg in luft i kalendern, ex mellan möten.

I kalendern lägger du in alla dessa typer av tider så att du har en i princip helt fylld kalender av dessa fyra tidskategorier när veckan börjar. Använd gärna färgmarkeringar för olika typer av aktiviteter, eller tider, så får du en bra överblick.

Börja varje dag med att se över att planen är väl gjord och jobba sen efter planen. I slutet av dagen, reflektera över händelser och det som varit. Något du bör förändra till morgondagen?