11 tips för distansmöten

Distansmöten är en nödvändighet i dagens digitala arbetsvärld. För att optimera produktivitet och säkerställa smidig kommunikation laget runt är det dock viktigt att sätta tydliga mötesregler för digitala möten. Därför har vi tagit fram våra 11 bästa tips för digitala möten och hur du lyckas trots distansen.

Digitala möten – tips

Det finns flera sätt att höja kvaliteten på ett distansmöte. Det mesta handlar om att kommunicera tydligt och ha koll på tekniken. Under vår utbildning leda på distans och hybrida team får du lära dig ännu mer om utmaningar, strategier och hur teamdynamiken förändras under distansmöten.

Tips 1: Sätt tydliga mötesregler för digitala möten

Precis som på andra möten behöver spelregler sättas i början av ett distansmöte. Gå igenom dina generella mötesregler för digitala möten och fokusera särskilt på hur ni pratar samt vilka tekniker ni använder. Gör gärna en ”checkin-runda” i början för att testa tekniken och de kommunikationssätt som ni bestämt.

Tips 2: Muteknappen är din vän

Använd muteknappen när du inte pratar så stör dina bakgrundsljud inte andra. Öva på rutinen att använda den aktivt, inte minst för att också komma ihåg att slå av muteknappen när du ska prata.

Tips 3: Säg vem som pratar (när kameran är av)

Om kameran är avslagen eller om ni av andra anledningar inte ser varandra under distansmötet så tänk på att den som ska prata börjar meningen med att säga sitt namn. Det gör det tydligt för alla vem som pratar, särskilt när mötesdeltagarna inte känner varandra eller har otydliga användarnamn.

Tips 4: Gå laget runt för att stämma av

När du vill stämma av vad mötesdeltagarna tänker och tycker så gå ”laget runt” för att lyssna på åsikter och känna in stämningen. Tänk på att göra detta oftare under distansmöten än under vanliga möten eftersom du inte ser på samma sätt om deltagarna håller med eller är engagerade. Har man inget att säga i en laget runt-runda så är det okej att passa.

Tips 5: Dela din skärm på rätt sätt

Om du ska dela skärm eller presentera något under distansmötet så tänk på att klicka dig fram i takt med att du pratar. När bilden eller skärmen visas så har deltagarna fokus där och pratar du då om något annat än det som visas så ”sänder du på två kanaler” samtidigt, och det blir svår att ta in budskapet.

Tips 6: Svart skärm för fokus

Har du saker som du behöver prata om som inte står på/visas på bild? Släck ned skärmen och ha den svart så länge, så deltagarna inte fokuserar på andra saker.

Tips 7: Be om återkoppling

Stanna upp med jämna mellanrum för att säkerställa att deltagarna hänger med och får möjlighet att ställa frågor. Gå laget runt och be om återkoppling på det som du gått igenom för att veta om det är förstått.

Tips 8: Effektiv delaktighet

Om du kan se eller vet vilka som är med på mötet så kan du bocka av att alla har fått chans att prata och är delaktiga. Du kan föra ”pinnsystem” så att alla personer har fått tillräckligt med tid och utrymme att prata. Ha alltid en deltagarlista vid större distansmöten.

Tips 9: Reflektera över syftet med tekniken

Fundera över mål och syfte med att använda teknik som att exempelvis dela skärm och visa något. Är det effektivt eller går det att göra på annat sätt? Kanske är det ibland bättre att maila ut underlag och sen använda telefonen. Bara för att tekniken finns är det inte alltid den effektivaste mötesformen.

Tips 10: Riktad blick med kamera och skärm

Ha skärm och kamera på samma ställe i rummet så att du tittar in i kameran. Om skärmen sitter på ett ställe där du ser deltagare och kameran på ett annat så är risken att de som ser dig prata upplever att du tittar bort eller tittar ”förbi” dem.

Tips 11: Behåll kameran på under pauser

Lämna kamera på vid pauser så ser du vilka som är tillbaka och vilka ni väntar på. Det ger också en möjlighet till småprat för er som är tidigt tillbaka innan mötet börjar igen.