11 tips för distansmöten

Distansmöten är en nödvändighet i dagens digitala arbetsvärld. För att optimera produktivitet och säkerställa smidig kommunikation är det avgörande att sätta tydliga spelregler. Den här artikeln utforskar grundläggande riktlinjer för distansmöten, fokuserat på enkel kommunikation och smart användning av teknik. Från muteknappen till engagerande presentationer, ger dessa tips, verktyg för att höja kvaliteten på dina distansmöten.

Tips 1: Tydliga mötesregler

Precis som på andra möten behöver spelregler sättas i början av mötet. Gå igenom vad som gäller generellt men fokusera speciellt på hur ni pratar, vilka tekniker ni använder och gör gärna en ”checkin-runda” i början för att testa de tekniker och sätt att kommunicera på som ni bestämt.

Tips 2: Muteknappen är din vän

Använd muteknappen när du inte själv pratar så stör bakgrundsljud inte andra. Tänk på att använda muteknappen aktivt. Ha fingret på den så du också sätter på den när du pratar.

Tips 3: Säg vem som pratar (vid kamera av)

Ser ni inte varandra eller har kamera av så tänk på att den som ska prata börjar meningen med att säga sitt namn så det är tydligt vem som pratar.

Tips 4: Laget-runt för att stämma av

När du vill stämma av vad man tänker och tycker så gör en ”laget-runt” och lyssna in stämning/åsikter. Tänk på att göra detta oftare än i vanligt möte då du inte ser på samma sätt om personer håller med eller är engagerade. Har man inget att säga i en ”runda” så säger man ”pass”.

Tips 5: Dela din skärm effektivt

Om du ska gå igenom och dela skärm så tänk på att du har text på bilder som är möjligt att klicka fram i takt med att du pratar . När bilden visas så har deltagarna fokus där och pratar du då om något annat än det som är på bilden så ”sänder du på två kanaler” samtidigt och det blir svår att ta in budskapet.

Tips 6: Svart skärm för fokus

Har du saker som du behöver prata om som inte står på/visas på bild så släck ned skärmen och ha den svart så du inte får fokus på andra saker.

Tips 7: Ta kvitto och be om återkoppling

”Ta kvitto” från de som lyssnar och stanna upp mellan varven. Gå laget runt och be om återkoppling på det som du gått igenom för att veta om det är förstått.

Tips 8: Effektiv delaktighet

Om du kan se eller vet vilka som är med på mötet så kan du bocka av att alla har pratat och är med. Du kan föra ”pinnsystem” så att alla personer har fått tillräckligt med tid och utrymme att prata. Ha alltid en deltagarlista vid större möten.

Tips 9: Reflektera över teknikens syfte

Fundera över mål och syfte med att använda teknik som delar skärm och visar något. Är det effektivt eller går det att göra på annat sätt? Kanske är det ibland bättre att maila ut underlag och sen använda telefonen – det är värt att reflektera över. Bara för att tekniken finns är det inte alltid den effektivaste mötesformen.

Tips 10: Riktad blick med kamera och skärm

Ha skärm och kamera på samma ställe i rummet så att du tittar in i kameran. Om skärmen sitter på ett ställe där du ser deltagare och kameran på ett annat så är risken att de som ser dig prata upplever att du tittar bort eller tittar ”förbi” personen.

Tips 11: Behåll kameran på under pauser

Lämna kamera på vid pauser så ser du vilka som är tillbaka och ni kan hinna småprata om ni är tidiga innan mötet börjar igen.