10 tips för tydliga samtal

  1. Tänk på var ni ska sitta, enskilt och ostört men gärna informellt
    Ditt kontor kan kännas obekvämt för din medarbetare, hitta en neutral plats. Ljuset är viktigt, ljus från fönster eller belysning ska helst komma från sidan på er båda så att inte en person hamnar i motljus och det blir omöjligt att avläsa mimik och ögonkontakt.
  2. Tidpunkten för samtal
    Tiden mellan det att du meddelar att du vill samtala till själva genomförandet ska vara så kort som möjligt. Ju svårare samtal desto kortare tid. Helst bara minuter eller timmar. Informera aldrig om ett svårt samtal flera dagar i förväg. Det skapar stor oro och stress. Ge inte ett väldigt tråkigt eller omskakande besked en fredag eftermiddag. Personen går hem med dåliga känslor och vånda som inte kan bearbetas eller hanteras förrän tidigast på måndag. Svåra samtal i början av veckan ger möjlighet att följa upp dagen efter.
    Om samtalet handlar om väldigt känsliga frågor kan det vara bra om samtalet sker sent på dagen så att personen kan gå direkt hem.
  3. Avsätt en bestämd längd på samtalet
    Säg i början av samtalet ”Nu har vi 30 min på oss. Är vi inte färdiga då får vi följa upp med ett nytt samtal.” Eller ”Jag har avsatt en timme. Är vi klara tidigare slutar vi tidigare.” Det är bra om du kan förbereda avslutning och uppföljning med att säga ”Nu har vi fem minuter på oss att summera vad vi pratat om.”
  4. Förbered ditt budskap noggrant
    Budskapet är själva orsaken till att ni har det här samtalet. Är det något du sett, märkt, hört eller fått veta ska du uttrycka det konkret. Varför är det viktigt med detta samtal? För att något inte fungerar, för att du är orolig, för att du behöver göra en förändring eller för att du är glad och vill uppmuntra?  Budskapet kan du upprepa, komma tillbaka till när det blir svårt i samtalet eller när det går snett.
  5. Sätt mål för samtalet
    Vad vill du att samtalet ska leda till? Vad ska din medarbetare göra eller sluta med? Vad vill du ska hända? Kan du inte sätta mål utan att ha hört vad din medarbetare har att säga kan du sätta mål tillsammans med hen i slutet av samtalet eller återkomma nästa dag. Detta mål ska följas upp.
  6. Ställ öppna frågor
    Öppna eller berättande frågor, som börjar med ”hur”, ”vad”, ”när”, gör att din medarbetare bättre kan komma till tals och du får också mer information. Styrande frågor behövs ibland för att komma till ett beslut. ”Är vi överens?”, ”Ställer du upp på det?” och ”Finns det något mer du vill tala om?” är exempel på det.
  7. Använd undersökande frågor för att utveckla samtalet
    Fördjupa det som medarbetaren säger genom att säga ”Kan du berätta mer?” eller ”Hjälp mig att förstå!” När du tycker något är oklart säg ”Detta vill jag höra mer om, kan du förklara?”
  8. Kom till saken så snabbt som möjligt
    Att gå som ”katten kring het gröt” eller att linda in problem i smicker gör inte att det blir lättare att vare sig framföra ett budskap eller att ta emot det.
  9. Lyssna aktivt och intresserat
    Rikta hela din uppmärksamhet mot talaren. Gå in i talarens berättelse, tänk dig att du är i talarens kläder. Ta emot det som sägs utan att värdera, försök bara förstå. Hjälp berättaren uttrycka det hen vill. Glöm bort dig själv för en stund.
  10. Ta ”kvitto” på vad den du samtalar med uppfattat
    Ibland tror vi att vi är helt överens fast det i verkligheten och långt senare visar sig att vi tolkat eller uppfattat något på helt olika sätt. För att säkerställa att ni förstått varandra kan du be din samtalspartner berätta hur hen uppfattat vad som sagts och vad ni kommit överens om. När inte det fungerar kan du själv så tydligt och konkret som du kan summera vad som sagts och överenskommits. Följ upp med frågan ”Är vi överens om det?”

Nyhetsbrev

Ta del av våra utbildningar, tips och erbjudanden